엑셀로 작업 중 데이터를 다루다 보면 숫자를 더해야 하는 때가 많습니다. 이때 많이 사용하는 함수가 SUM 함수입니다. SUM 함수와 비슷한 기능으로는 자동합계 기능이 있는데요. 비슷한 기능인데 둘 중 하나만 사용하면 되지 않을까요? 그럼 둘 중 어떤 것을 선택하는 게 칼퇴근에 도움이 될까요?
SUM 함수
SUM 함수는 사용자가 지정하는 함수 범위 내에 숫자를 모두 더해주는 수식 입니다. 형식은 아래와 같이 사용됩니다.
| =SUM(범위1, 범위2, ...) |
SUM 함수 수식을 사용해서 합계를 계산해 보겠습니다. 2023년 월별 가계부에서 월별로 합계를 계산해 보겠습니다.
1월에서 6월까지 경조/선물의 합계를 계산하려 합니다. I3셀에서 '=sum'을 입력하면 다양한 함수들이 보이면서 'SUM' 함수가 나타나는 '더블클릭' 합니다.
더블 클릭 후 경조/선물 1월 C3을 클릭 후 H3까지 마우스 드래그를 합니다.
경조/선물의 1월에서 6월까지 계산해야 할 영역이 설정이 되었으며, 마지막으로 괄호 닫기 ')'를 입력하고 'Enter'를 입력하면 수식이 완료가 됩니다.
경조/선물 아래에 있는 교육/학습, 금융 등의 항목들의 합계도 계산해야 하는데요. 경조/선물 합계 'I3'셀 우측 하단 꼭짓점을 마우스 오버를 해면 마우스 아이콘 커서가 바뀝니다.
'I3'셀에서 우측 하단 마우스 아이콘 바뀐 위치부터 'I18'셀까지 드래그를 하면 'I3'셀에 적용된 수식이 자동적으로 'I18'셀까지 적용되면서 합계를 구할 수 있습니다.
자동 합계
다음으로 '자동 합계' 기능입니다. '자동 합계' 기능은 자동이라는 말이 붙어있어서 그런지 좀 더 쉽게 합계를 구할 수 있습니다. 합계를 구할 'I3'셀부터 'I18'셀까지 영역을 지정하고, 상단 메뉴에서 [수식] -> [함수 라이브러리] -> [자동 합계]를 선택합니다. 위와 동일하게 합계를 구할 수 있습니다.
이제 1월부터 6월까지 합계를 계산하려 합니다. '자동 합계' 기능을 이용해 한번에 쉽게 합계를 구할 수 있습니다.
SUM 함수와 자동합계 기능 장점, 단점
SUM 함수의 장점으로는 '다양한 범위의 데이터 합산', '유연성', '자동 업데이트'가 있습니다. 자동합계는 '자동으로 합계 계산', '시각적 표시', '간편한 설정' 등이 있습니다.
- 범위 데이터 합산 : SUM 함수와 자동합계 기능은 범위 내 숫자를 합계를 낼 수 있습니다. SUM 함수는 특정 셀 범위 내 데이터가 추가되어도 쉽게 계산이 되지만, 자동합계 기능은 새로운 데이터가 추가될 때 계산을 다시 해줘야 합니다.
- 유연성 : SUM 함수는 숫자뿐만 아니라 다른 함수와 조합하여 사용할 수 있습니다. 자동 합계 기능은 이름처럼 합계만 계산할 수 있으며, 다른 함수를 적용할 수 없습니다.
- 간편한 설정 : 자동 합계 기능은 몇 번의 클릭으로 합계를 쉽게 구할 수 있습니다. SUM 함수를 사용하려면 수동으로 범위를 지정해야 하기 때문에 데이터가 클 거유 범위를 지정하는 작업이 번거로울 수 있습니다.
엑셀 데이터가 다른 함수와 같이 사용되지 않고 한번 작성되고 업데이트가 되지 않는다면 자동합계 기능이 더 좋을 듯 하지만 엑셀 데이터가 다른 함수와 같이 사용되며 데이터가 유동적으로 변경될 가능성이 있다고 한다면 SUM 함수를 사용하시는 게 좋을 듯합니다.
SUM 함수와 자동합계 기능은 각각의 장점과 단점이 있어 작업에 적합한 방법을 선택하시어 칼퇴근을 이루셨으면 좋겠습니다.
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