엑셀에서 작성한 많은 양의 데이터를 인쇄하기 전에는 꼭 미리 보기를 해야 하는데요. 용지에 맞게 데이터가 인쇄되는지 잘려 나오는 부분은 없는지 확인하게 됩니다. 하지만 확인하지 않고 무작정 인쇄해 버리면 출력되어 나오는 데이터가 용지에 맞지 않게 나오게 됩니다. 오늘 문서를 출력 시 데이터가 원하는 대로 출력하는 방법을 알아보겠습니다.
인쇄 미리 보기
인쇄할 파일 열고 '파일' -> '인쇄'를 클릭하거나 단축키 'Ctrl + P' 를 누르면 인쇄 창이 나타납니다. 오른쪽에서 인쇄가 출력되기 전 '인쇄 미리 보기'를 볼 수 있으며, 왼쪽에는 인쇄에 필요한 설정이 모여있는 '인쇄설정'이 있습니다.
인쇄 설정에서 원하는 시트 인쇄하기
인쇄 설정 '설정'에는 기본적으로 현재 선택된 시트의 문서가 인쇄되는 '활성 시트 인쇄'가 기본으로 설정되어 있습니다. 설정을 변경하고 싶을때는 '활성 시트 인쇄'를 클릭하면 '전체 통합 문서 인쇄', '선택 영역 인쇄'가 추가로 있습니다. '전체 통합 문서 인쇄'는 통합 문서의 모든 시트가 인쇄되고, '선택 영역 인쇄'는 사용자가 임의로 선택한 셀들의 범위만 인쇄합니다.
여백 조정하기
원하는 시트를 선택했다면 문서를 출력할 때 열 너비를 적당히 줄입니다. 데이터의 길이와 가독성을 둘 다 유지할 수 있을 만큼 열의 너비를 조절했는데도 문서가 잘린다면 다음으로 인쇄 여백을 조절해야 합니다. 여백은 기본적으로 여백은 '보통 여백'으로 설정되어 있으며 그 외로 '넓게', '좁게', '사용자 지정 여백'이 존재합니다.
문서가 잘리지 않게 '좁게'를 선택해 보고 다시 잘린다면 '사용자 지정 여백'을 사용하여 출력합니다. '좁게' 선택하여도 문서가 잘릴 경우에는 '사용자 지정 여백'을 선택하여 문서 여백을 조정합니다.
'사용자 지정 여백'을 선택하면 '페이지 설정' 대화 상자에서 직접 위쪽, 아래쪽, 왼쪽, 오른쪽, 머리글, 바닥글 여백을 입력할 수 있습니다.
한 페이지에 모두 인쇄하기
여백 조정을 했는데 문서가 잘릴 경우 '한 페이지에 시트 맞추기', '한 페이지 모든 열 맞추기', '한 페이지에 모든 행 맞추기'를 설정하면 모든 문서의 내용을 출력할 수 있습니다.
위 설정들은 한 페이지에 모든 내용을 출력할 수는 있지만 한 페이지에 많은 내용이 들어가면 폰트 크키가 너무 작아져서 문서를 볼 수가 없게 됩니다.
페이지 나누기
한 페이지에 모두 인쇄를 하기되면 한 페이지에 모두 인쇄가 가능하지만 폰트가 너무 작아져 확인이 불가능 불가능해집니다. 페이지 나누기를 통해 적절하게 사용자가 의도하는 대로 페이지를 나눠 인쇄를 할 수 있습니다.
[보기] -> [통합 문서 보기] -> [페이지 나누기 미리 보기]를 선택하거나 화면 오른쪽 하단 3개의 아이콘이 있는데 그중 제일 끝에 있는 아이콘이 '페이지 나누기 미리 보기'를 선택하여 확인할 수 있습니다.
페이지 나누기 화면으로 들어가면 기본적인 화면에서 조금 변경되게 되는데요. 먼저 제일 먼저 보이는 파란색 실선은 '인쇄 영역', '페이지 구분선'을 확인할 수 있습니다.
'인쇄 영역'과 '페이지 구분선'은 마우스로 드래그해 직접 눈으로 인쇄 범위를 변경할 수 있습니다. '페이지 구분선'은 영역 속에 페이지 번호가 표시되어 원하는 대로 직접 페이지를 나눌 수 있습니다.
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